Toni Saalasti | Perehdytys | 18.10.2016 9:52

Onnistunut perehdytys alkaa rekrytoinnista

Perehdytys  Työsuhde  Hallinta  Rekrytointi 

FCG Elbit Oy - Onnistunut perehdytys alkaa rekrytoinnista

“Hei muuten, ne uudet työntekijät hyväksyivät työtarjouksen, aloittavat parin viikon päästä. Ajateltiin, että sinä toimit niiden esimiehenä, naulaa perehdytys kuntoon!”

No niin, aivan hyvä. En ole koskaan perehdyttänyt ketään, ei kait se voi kovin vaikeaa olla? Mehän ollaan HR-ohjelmistotalo, kyllähän me tämä osataan.

- Onko meillä joku pohja perehdytykseen?
- Joo, kato intrasta, on siellä pohja!

Onhan siellä, vuodelta 2004, taitaa kaivata hieman päivittämistä. Tuohon aikaan perehdyttäminen tarkoitti ilmeisesti kevyttä orientaatiota, kasaa henkilöstöhallinnon papereita ja rohkaisevia sanoja kollegoilta. Minä sain muistaakseni uutena työntekijänä kymmenen vuotta sitten kummin, joka vastasi omalta osaltaan perehdyttämisestäni. Kertoi, että rekrytoitiin sinut, koska kuulostit aivan Pertti Salovaaralta ja pelättiin että menet kilpailijalle. Yritti koko perehdyttämisen ajan saada minut sanomaan: “oikein mahottoman hyvvää huomenta”. En sanonut.

Minulla on sellainen tunne, että tänä päivänä odotukset perehdyttämiselle ovat jotain muuta. Eikö tähän löytyisi mitään valmista työkalua? Muutaman tunnin googlailun tulos: Ei löydy, ei ainakaan sellaista, jonka voisi ottaa käyttöön tuosta noin vaan. Pari soittoa tutuille asiakkaille, löytyisikö sieltä mitään apuja.

Huomioita keskustelusta asiakkaiden kanssa

Työsuhteen aloitukseen ja työntekijän perehdyttämiseen liittyy todella paljon tehtäviä, joiden toteutusvastuu jakaantuu organisaatiossa useille henkilöille. Tehtävienhallintaan on erilaisia muistilistoja ja ohjeistuksia, mutta perehdytystehtävien hallinta ja seuranta koetaan haastavaksi. Uuden työntekijän perehdyttäminen on erittäin tärkeää, mutta silti moni tuntuu laiminlyövän perehdyttämisen. Uuden työntekijän palkkaaminen on organisaatiolle iso investointi, ja samalla iso muutos koko työyhteisölle. Organisaatiot käyttävät paljon aikaa ja energiaa sopivan henkilön etsintään ja palkkaamiseen, mutta usein rekrytointi katsotaan päättyneeksi heti, kun paperityö on tehty ja ensimmäinen päivä on takana. Uuden työntekijän löytäminen on vasta puolet tehdystä työstä. Toinen puoli, hyvin suunniteltu perehdyttäminen, luo sitoutumista ja nopeuttaa uuden työntekijän sopeutumista tehtävään.

Onnistunut perehdyttäminen alkaa rekrytoinnista

Perehdyttäminen olisi varmasti huomattavasti helpompaa, mikäli ennen rekrytointia olisin tehnyt huolellisen suunnitelman siitä, mitä ollaan etsimässä ja mihin rooliin uutta työntekijää ollaan palkkaamassa. Onnistunut perehdyttäminen alkaa siis jo rekrytointivaiheesta. Olit sitten palkkaamassa työntekijää uuteen positioon tai korvaamassa pois lähtenyttä henkilöä, perehdyttäminen lähtee liikkeelle siitä, kun saat luvan rekrytointiin. Huolellisesti mietitty tehtäväkuvaus, selkeät tavoitteet rekrytoinnille ja rekrytoinnin aikainen kommunikaatio työnhakijoiden kanssa luovat odotuksia, jotka lunastetaan perehdytysvaiheessa sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta. Kuinka hyvin luodut odotukset kohtaavat todellisuudessa, määrittelee osaltaan sitä, kuinka onnistunut perehdyttämiskokemus syntyy.

Tajunnan räjäyttävä tehtävänkuvaus

Usein ajatellaan, että rekrytointi-ilmoituksen tehtävänkuvauksen tulee räjäyttää työnhakijoiden tajunta. Todellisuudessa tajunnan räjäyttävää työnhakijoille on löytää työpaikka, joka vastaa heidän osaamistaan ja kiinnostuksenkohteitaan. Kokonaisvaltainen ja selkeä tehtävänkuvaus on yksi parhaista ja helpoimmista keinoista tuoda esille, mitä uuden työntekijän odotetaan tuovan organisaatioon. Selkeät tavoitteet, keskeiset vastuut ja konkreettiset vaatimukset työn onnistuneelle luovat hyvän pohjan onnistuneelle rekrytoinnille ja perehdyttämiselle.

Kun olet löytänyt haluamasi työntekijän, tee hänelle tarjous, josta ei voi kieltäytyä. Laadi personoitu tarjous, jossa kerrot, miksi juuri hänet halutaan osaksi organisaatiotasi.

Perehdytystehtävät ennen rekrytointipäätöstä

  1. Aseta rekrytoinnille tarkat tavoitteet, mitä ollaan etsimässä
  2. Kirjoita tarkka ja kokonaisvaltainen tehtävänkuvaus
  3. Kommunikoi realistiset ja mitattavat tavoitteet
  4. Laadi valitsemallesi henkilölle personoitu tarjous, josta hän ei voi kieltäytyä

Laadi hyvä perehdytyssuunnitelma

Tehokas perehdytys edellyttää huolellista suunnittelua. Mistä perehdyttäminen alkaa ja mihin se päättyy? Päädyin itse jakamaan perehdytyssuunnitelman aikakategorioihin, joihin ryhmittelin perehdyttämistehtävät tasaisesti koko perehdytysjakson ajalle. Rajasin perehdytysjakson alkamaan ennen uusien työntekijöiden ensimmäistä työpäivää ja ulottumaan koejakson päättymiseen saakka, käytännössä siis 4kk. Kaikkia asioita ei ehdi sisäistämään neljässä kuukaudessa, mutta siinä ajassa ehtivät molemmat osapuolet saamaan kuvan siitä, saatiinko sitä mitä haettiin. Koejakson päättymisen jälkeinen kehittymisen suunnittelu ja seuranta jatkuu sitten henkilökohtaisen kehittymisuunnitelman rakentamisella.

Perehdyttämisen aikakategoriat

Perehdyttämisen aikakategoriat
  1. Ennen ensimmäistä päivää
  2. Ensimmäisenä päivänä
  3. Ensimmäinen viikko
  4. Ensimmäinen kuukausi
  5. Ennen koejakson päättymistä

Edellytykset onnistuneelle perehdyttämiselle rakennetaan jo rekrytointivaiheessa. Onnistuakseen perehdyttäminen vaatii huolellista suunnittelua ja konkreettista perehdyttämisssuunnitelmaa. Suunnitelman jakaminen aikakategorioihin ja tehtävien jakaminen eri aikakategorioihin koko perehdytysjakson ajalle auttaa varmistamaan, että kaikki keskeisimmät asiat tulee käytyä läpi.

Kun ei kerran löydetty perehdyttämiseen sopivaa työkalua, päädyttiin tekemään sellainen itse. Käy kokeilemassa, olisiko työkalusta apua sinun organisaatiosi perehdyttämisissä.

Kokeile ilmaiseksi!

Perehdytys  Työsuhde  Hallinta  Rekrytointi 

Lataa ilmainen opas onnistuneeseen perehdytykseen

BLOGIuusimmat

Oulu

FCG Elbit Oy
Kiilakiventie 1
90250 OULU
020 761 4200

Helsinki

FCG Elbit Oy, Helsinki
Osmontie 34
00610 HELSINKI
020 761 4200

Toimitusjohtaja

Juho Toivonen
020 761 4250

Yhteys

p. 020 761 4200
s-posti: Javascript on pakollinen.

Seuraa...

Kerro muillekin...